Внимание!
Уважаемые посетители, через 5 мин будут проводиться технические работы.
Все совершенные вами действия будут сохранены (корзина, коллекции). Приносим свои извинения за доставленные неудобства!

Администрация сайта
Бесплатный городской номер по РБ
8 801 100 34 56
8 801 100 34 34
отдел продаж
служба доставки
+375 (17) 388 59 09
+375 (44) 588 09 09
Для заказа товаров войдите на сайт
Внимание! Актуальные цены в личном кабинете

Простые шаги для создания идеального архива

Конец года это не только веселье и праздники, для многих профессий конец года – это настоящая головная боль, ведь нужно закрывать год, подавать отчеты в соответствующие инстанции и конечно же пополнять архивы необходимыми документами.

Сегодня мы остановимся на последнем и расскажем, как существенно упростить и ускорить процесс архивации.


Можно выделить две главные задачи архивации документов: 

  1. Систематизация архива для простого поиска документов.
  2. Сохранение всей необходимой документации до истечения установленного срока хранения.
 
Упорядочить архивную работу поможет номенклатура дел — это перечень наименований дел, то есть папок, в которых документы сгруппированы по видам: накладные, счета-фактуры, авансовые отчеты и многое другое, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел обеспечит сохранность документов и быстроту их поиска. 

Для ее разработки мы советуем придерживаться следующих шагов:
 
  • Составьте перечень всех внутренних, исходящих и входящих документов, которые используются для организации и ведения учета, составления отчетности, а также кадровой работы.
  • Сформулируйте названия дел. Для простоты поиска документа присвойте каждому цифровой или буквенно-цифровой индекс. 
  • Определите сроки хранения дел. 
  • Совместите все проделанные шаги воедино – это и будет ваша номенклатура дел.

 
Организация хранения документов

Первый шаг выполнен, осталось определиться с тем, как будет организован ваш архив.
Существуют следующие типы оборудования для архивного хранения документов:

 
Картотеки

Если вы являетесь сотрудником небольшой компании, то в качестве архива вам прекрасно подойдет компактные картотеки. Такой тип хранения позволит быстро найти необходимый документ, а компактность системы обеспечивает экономию офисного пространства. Картотека может располагаться на столе, в полке стола или шкафа. 
Картотека подвесная, без крыш. "X-cross" без ...
Картотека А6, 1300 карт., без крыш. "Han" вер ...

 
Архивные коробки

Архивные коробки имеют широкий спектр применения, они предназначены не только для долгосрочного хранения, но и для транспортировки ценных бумаг и документов. Такие коробки принято разделять на несколько видов, используя в качестве критерия их функциональные особенности или предназначение:
 
  • Универсальные. Фактически, это обычная коробка с боковыми прорезями для удобства ручной переноски. Имеет съемную крышку.
  • Закрытый архивный короб. Отличается от предыдущего прикрепленной крышкой, а также усиленными стенками. Отличный вариант для транспортировки важных документов.
  • Горизонтальный архивный бокс. Традиционно применяется в офисах, которые имеют отдельное помещение или комнату для хранения документации. Крышка соединена с остальным корпусом и может иметь дополнительные приспособления для надежной фиксации – липучками, завязками или кнопками.
  • Вертикальные архивные папки. Их чаще используют в офисах, в которых бумаги хранятся непосредственно в пределах рабочей площади – например, на полках в кабинетах. Таким образом экономится пространство и создается лишь минимальное «давление» на существующий интерьер – с торцевой стороны коробки напоминают папки.
Коробка архивная 80 мм. "Esselte" крафт Eco
Коробка архивная 100 мм. Koroboff белый/синий
Короб архив. (бокс-контейнер на 6 шт) 550*255 ...
 
 
Архивные шкафы

Архивные шкафы предназначены для хранения документации в крупных размерах. При выборе архивного шкафа мы советуем обратить внимание на следующие критерии:
 
  • Материал корпуса. Лучше всего обратить внимание на модели, изготовленные из метала, тк они более долговечные и надежные.
  • Тип замка шкафа. Это может быть как механический, кодовый или электронный замок. Выбор замка зависит от ваших предпочтений. Главное, чтобы система запирания была надежной.

Шкаф архивный БШ 1/400
Шкаф архивный БШ 2
Шкаф архивный АБШ 2 (антресоль)

 
 
Удобство внутреннего оснащения шкафа. 
 
Архивируйте свои документы правильно, ведь от этого зависит не только эффективность рабочего процесса, но и предотвращение потерь документации. Правильно составленный архив поможет решить проблемы организации по хранению важной бумажной информации, обеспечить ее учет и быстрый поиск необходимых документов. Так же мы советуем не забывать о разделителях документов, ведь они в разы упрощают поиск по архиву.
Разделитель на 12 делений А4 "Esselte" карт., ...
Разделитель на 12 делений А4 "Durable" пласт. ...
Разделитель на 5 делений А5 "Esselte" пласт., ...

Заказать необходимое оборудование для архивации в Смартон просто: оформите заказ онлайн в личном кабинете, либо свяжитесь со специалистами компании по номерам:
 
+375 (17) 388 59 09
+375 (44) 588 09 09

 


Сервисы Смартон

Подарки к праздникам
Спецпредложения
Офисная техника
OfficeLife