Внимание!
Уважаемые посетители, через 5 мин будут проводиться технические работы.
Все совершенные вами действия будут сохранены (корзина, коллекции). Приносим свои извинения за доставленные неудобства!

Администрация сайта
Бесплатный городской номер по РБ
8 801 100 34 56
8 801 100 34 34
отдел продаж
служба доставки
+375 (17) 388 59 09
+375 (44) 588 09 09
Для заказа товаров войдите на сайт
Внимание! Актуальные цены в личном кабинете

Простые шаги для создания идеального архива

Конец года это не только веселье и праздники, для многих профессий конец года – это настоящая головная боль, ведь нужно закрывать год, подавать отчеты в соответствующие инстанции и конечно же пополнять архивы необходимыми документами.

Сегодня мы остановимся на последнем и расскажем, как существенно упростить и ускорить процесс архивации.


Можно выделить две главные задачи архивации документов: 

  1. Систематизация архива для простого поиска документов.
  2. Сохранение всей необходимой документации до истечения установленного срока хранения.
 
Упорядочить архивную работу поможет номенклатура дел — это перечень наименований дел, то есть папок, в которых документы сгруппированы по видам: накладные, счета-фактуры, авансовые отчеты и многое другое, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел обеспечит сохранность документов и быстроту их поиска. 

Для ее разработки мы советуем придерживаться следующих шагов:
 
  • Составьте перечень всех внутренних, исходящих и входящих документов, которые используются для организации и ведения учета, составления отчетности, а также кадровой работы.
  • Сформулируйте названия дел. Для простоты поиска документа присвойте каждому цифровой или буквенно-цифровой индекс. 
  • Определите сроки хранения дел. 
  • Совместите все проделанные шаги воедино – это и будет ваша номенклатура дел.

 
Организация хранения документов

Первый шаг выполнен, осталось определиться с тем, как будет организован ваш архив.
Существуют следующие типы оборудования для архивного хранения документов:

 
Картотеки

Если вы являетесь сотрудником небольшой компании, то в качестве архива вам прекрасно подойдет компактные картотеки. Такой тип хранения позволит быстро найти необходимый документ, а компактность системы обеспечивает экономию офисного пространства. Картотека может располагаться на столе, в полке стола или шкафа. 
Картотека подвесная, без крыш. "X-cross" без ...
Картотека А6, 1300 карт., без крыш. "Han" вер ...
Картотека подвесная, без крыш. "Swing" горизо ...

 
Архивные коробки

Архивные коробки имеют широкий спектр применения, они предназначены не только для долгосрочного хранения, но и для транспортировки ценных бумаг и документов. Такие коробки принято разделять на несколько видов, используя в качестве критерия их функциональные особенности или предназначение:
 
  • Универсальные. Фактически, это обычная коробка с боковыми прорезями для удобства ручной переноски. Имеет съемную крышку.
  • Закрытый архивный короб. Отличается от предыдущего прикрепленной крышкой, а также усиленными стенками. Отличный вариант для транспортировки важных документов.
  • Горизонтальный архивный бокс. Традиционно применяется в офисах, которые имеют отдельное помещение или комнату для хранения документации. Крышка соединена с остальным корпусом и может иметь дополнительные приспособления для надежной фиксации – липучками, завязками или кнопками.
  • Вертикальные архивные папки. Их чаще используют в офисах, в которых бумаги хранятся непосредственно в пределах рабочей площади – например, на полках в кабинетах. Таким образом экономится пространство и создается лишь минимальное «давление» на существующий интерьер – с торцевой стороны коробки напоминают папки.
Коробка архивная 80 мм. "Esselte" крафт Eco
Коробка архивная 100 мм. Koroboff белый/синий
Короб архив. (бокс-контейнер на 6 шт) 550*255 ...
 
 
Архивные шкафы

Архивные шкафы предназначены для хранения документации в крупных размерах. При выборе архивного шкафа мы советуем обратить внимание на следующие критерии:
 
  • Материал корпуса. Лучше всего обратить внимание на модели, изготовленные из метала, тк они более долговечные и надежные.
  • Тип замка шкафа. Это может быть как механический, кодовый или электронный замок. Выбор замка зависит от ваших предпочтений. Главное, чтобы система запирания была надежной.

Шкаф архивный БШ 1/400
Шкаф архивный БШ 2
Шкаф архивный АБШ 2 (антресоль)

 
 
Удобство внутреннего оснащения шкафа. 
 
Архивируйте свои документы правильно, ведь от этого зависит не только эффективность рабочего процесса, но и предотвращение потерь документации. Правильно составленный архив поможет решить проблемы организации по хранению важной бумажной информации, обеспечить ее учет и быстрый поиск необходимых документов. Так же мы советуем не забывать о разделителях документов, ведь они в разы упрощают поиск по архиву.
Разделитель на 12 делений А4 "Esselte" карт., ...
Разделитель на 12 делений А4 "Durable" пласт. ...

Заказать необходимое оборудование для архивации в Смартон просто: оформите заказ онлайн в личном кабинете, либо свяжитесь со специалистами компании по номерам:
 
+375 (17) 388 59 09
+375 (44) 588 09 09

 


Сервисы Смартон

Подарки к праздникам
Спецпредложения
Офисная техника
OfficeLife